De bibliotheken in Voorschoten en Wassenaar zijn gastvrije en mooie ontmoetingsplaatsen waar iedereen zich thuis kan voelen en welkom is om te lezen, leren en te informeren. Onze bibliotheek kent een energiek en enthousiast team van 19 vaste medewerkers. Daarnaast werken we met meer dan 250 vrijwilligers. Het team borrelt van nieuwe ideeën voor activiteiten en speelt in op de veranderende samenleving.
Onze officemanager is een belangrijke schakel binnen onze organisatie. Bij de bibliotheek moet er veel in goede banen geleid worden en onze officemanager helpt zowel naaste collega’s, vrijwilligers als de directie met diens organisatorische en administratieve talenten. En omdat organisaties met divers personeel beter presteren zetten we ons graag in voor een werkomgeving die ruimte biedt aan verschillen.
Wie zoeken wij?
Liefst voldoet onze nieuwe officemanager zoveel mogelijk aan onderstaand profiel:
Een betrokken persoon die goed kan samenwerken, maar ook zelfstandig en proactief is;
Je bent communicatief, accuraat en integer;
Je bent een doorzetter, kunt goed multitasken en denkt in oplossingen en uitdagingen;
Je bent servicegericht en klantvriendelijk;
Je bent organisatorisch sterk;
Je spreekt, schrijft en presenteert jezelf op een representatieve manier;
Je hebt goede kennis van, en ervaring met, MS Officeproducten;
Je vindt het leuk om een bijdrage te leveren aan het verder professionaliseren van onze organisatie;
Je hebt ervaring en/of een opleiding die relevant is voor deze functie;
Je woont bij voorkeur in Voorschoten, Wassenaar of in de nabije omgeving;
Je bent een fijne collega met een vrolijk en opgeruimd karakter.
De 20-24 uur per week worden door de officemanager op beide bibliotheekvestigingen ingevuld en zijn verdeeld over 3 tot 4 dagen per week. Hoe de werkdagen en tijden er precies uit gaan zien bepalen we samen met jou.
Wat ga je doen?
Als officemanager bij de bibliotheek is elke werkdag anders. In de bibliotheek van nu en de toekomst vind je al lang niet meer alleen boeken, jaarlijks organiseren we ook honderden activiteiten voor jong tot oud. Om dit allemaal in goede banen te leiden is structuur, een heldere planning en goede communicatie van groot belang. Een greep uit het werk van de officemanager:
Planning van vergaderingen en bijeenkomsten, intern en extern
Het opstellen van vergaderagenda’s en incidenteel notuleren
Roosters maken t.b.v. onze diensten in de frontoffice
Het verzorgen van een gastvrije ontvangst van externe gasten
Logistieke organisatie van het VVV Informatiepunt in Bibliotheek Wassenaar
Agendabeheer directie, postafhandeling en zorgen dat de kantoorinventaris op orde blijft
HR-taken zoals het doorontwikkelen van ‘lief en leed’-beleid; de (mede) organisatie van personeelsuitjes en bijeenkomsten en de administratie t.b.v. nieuwe en soms huidige collega’s
Je werkt nauw samen met een directe collega die zich bezighoudt met facilitaire en ICT-zaken. Waar nodig helpen en vervangen jullie elkaar als dat nodig is.
Wat bieden wij?
Een open en prettige sfeer bij een maatschappelijk betrokken organisatie waar hard wordt gewerkt, maar waar ook informele ontmoeting en persoonlijke ontwikkeling op waarde wordt geschat.
- €2150,- tot €2930 bruto per maand (schaal 6 cao openbare bibliotheken, o.b.v. fulltime)
- 3,25% eindejaarsuitkering, 8% vakantiegeld
- Standplaats afwisselend Voorschoten en Wassenaar, in overleg soms thuis
- Een jaarcontract, met optie tot verlenging naar onbepaalde tijd
- 20 tot 24-urige werkweek op 3 tot 4 werkdagen, in overleg in te vullen
- Telefoon van het werk
- (Zakelijke) reiskostenvergoeding en een gunstige pensioenregeling.
- Alle ruimte om je eigen werk in te delen
- Een gezellig team
Ben jij het organisatietalent met oog voor detail die wij zoeken? En vind jij het leuk om in een kleine organisatie te werken waar de leiding evengoed meewerkt? Dan zit je bij ons helemaal goed en hopen we je snel te kunnen ontmoeten!
Reageer direct via e-mail met jouw motivatie en cv via directie@obvw.nl (t.a.v. Esther Habers en Martijn Noordam). Reageren kan tot en met dinsdag 28 februari 2023. De sollicitatiegesprekken vinden plaats op dinsdag 6 maart.
Heb je nog vragen? Bel dan naar één van onze vestigingen en onze collega’s verbinden je door met Esther of Martijn.
Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
