Sinds dit voorjaar is het Centraal Medisch Beeldarchief een feit. Wat betekent dit voor de patiënt in HMC? Het aantal medische apparaten is de afgelopen jaren heel hard toegenomen bij Haaglanden Medisch Centrum (HMC). Veel van die apparaten leggen belangrijke informatie vast over de patiënt. Denk daarbij aan echo’s, longfunctieonderzoeken, foto’s die gemaakt worden met fotocamera’s, maar ook aan complexe onderzoeken bij de cardiologie.
Vroeger waren dit vaak losse apparaten, die in een bepaalde spreekkamer of onderzoeksruimte staat. De ‘chief medical information officer’ (CMIO) van HMC, Peter den Hollander, legt uit: “Die manier van werken past natuurlijk niet meer bij de huidige tijd. We hadden een slimme oplossing nodig waar deze gegevens heel eenvoudig vanuit het Elektronische Patiëntendossier zijn te raadplegen. Daarvoor heeft HMC een grote vernieuwingsslag gemaakt.”
De tevreden blik van CMIO Den Hollander benadrukt dat HMC een grote stap voorwaarts heeft gemaakt. Het nieuwe systeem is in twee jaar tijd ingevoerd en heeft voor veel van zijn collega’s in HMC grote vooruitgang gebracht. Beelden worden nu automatisch naar een centraal systeem gestuurd, zonder handmatige tussenstappen. Voorheen kon dat niet, want de beelden stonden op het apparaat dat ze had gemaakt. Op de camera die de dermatoloog gebruikt, op de meetapparatuur van de optometrist of op de endoscoop: een apparaat dat een longarts gebruikt bij de patiënt om de organen te kunnen bekijken.
Het bespaart tijd
Al die apparatuur is nu gekoppeld aan de centrale beeldbank. Elke opname die medewerkers maken wordt direct automatisch doorgestuurd naar het Centraal Medisch Beeldarchief (CMB). Dat is handig voor de patiënt, bijvoorbeeld als die de beelden aan zijn huisarts wil laten zien. Daarbij scheelt het de zorgmedewerker een hoop administratie, waardoor die meer tijd heeft voor de patiënt. Dat de beelden vanaf de camera’s automatisch in de beeldbank komen, geeft de doktersassistenten ‘heel veel verlichting’, weet Jeannet van den Berg, doktersassistent op de afdeling dermatologie in HMC. “Er hoeft niks meer afgedrukt of overgeheveld te worden. Een deel van de administratie vervalt daarmee voor ons . Het nieuwe systeem bespaart tijd en voorkomt fouten.” Juist op de afdeling dermatologie is de winst groot, want ‘het is in wezen een visueel vak’, zegt Van den Berg. “We maken hier honderden beelden per week.” Van een gek vlekje, een bult of uitslag. “Bij het merendeel van de patiënten is de afwijking zichtbaar op de huid.”
In één keer op kop
Het nieuwe systeem heeft een lange aanloop gehad, maar nu het er eenmaal is, is het ziekenhuis helemaal klaar voor de toekomst. Beelden spelen een steeds grotere rol in de medische wereld. “Van een achterstandspositie staan we nu in een keer op kop in Nederland”, zegt Robin Hoogduin, CIO van HMC. Eric van Egmond, gespecialiseerd in het begeleiden van dit soort trajecten, is projectleider van dit grote traject. Hij stuurde dagelijks het team aan en wist het project in twee jaar van de grond te tillen. “Een flinke klus. Wat het extra uitdagend maakte is dat je een ziekenhuis niet even stil kunt zetten.” Aan de start gingen drie jaar van het zoeken naar financiële en personele middelen vooraf, vertelt Hoogduin. In een ziekenhuis krijgen investeringen voor medische apparatuur vaak voorrang, weet hij. “We wilden het in één keer goed hebben, niet stukje bij beetje vernieuwen en dat het dan uiteindelijk nooit helemaal afkomt. Daar hadden we 2 miljoen euro voor nodig, een serieus bedrag. Uiteindelijk verbeteren we hiermee ook de kwaliteit van de zorg.”
Datalekken voorkomen
Kaakchirurg Sander van de Loo bevestigt dat. Zijn afdeling heeft een gloednieuwe camera in gebruik genomen die de foto’s die medewerkers maken automatisch uploadt in het systeem. Een heel veilige manier om de foto’s door te zetten, weet hij, het kan niet meer mis gaan. “Voorheen ging het overzetten handmatig. Dan kon het wel eens gebeuren dat beelden per ongeluk bij de verkeerde patiënt in het dossier kwamen. Straks is de kans op zo’n datalek nihil.”
Beelden zijn steeds belangrijker in de zorg. De verzekeraar vraagt er in toenemende mate om, als bewijs dat de ingreep echt noodzakelijk is, en patiënten krijgen steeds meer zeggenschap over hun zorgtraject. Dan is het handig als ze kunnen zien wat de arts ziet. Met het nieuwe systeem voldoet het ziekenhuis ook in een keer aan nieuwe eisen rond rechten van patiënten. Bijvoorbeeld dat zij hun medische gegevens moeten kunnen inzien, waaronder ook de foto’s en grafieken van metingen.
Militaire operatie
Het afgelopen jaar is bijna alle medische apparatuur gekoppeld aan de nieuwe centrale beeldbank. Het is een haast militaire operatie geweest van indrukwekkende proporties. Eric van Egmond stuurde het team aan dat het CMB heeft ingevoerd. Zo’n 150 tot 200 apparaten moesten de mensen aansluiten. En nog veel meer mensen moesten leren hoe het nieuwe systeem werkt. Afdeling voor afdeling – sommige vakgebieden hebben wel drie locaties wat het totale aantal op zo’n kleine 70 brengt – is heel HMC aangesloten op het nieuwe systeem.
Sebastiaan Vink was als manager van de afdeling informatievoorziening lid van de stuurgroep en keek mee met het proces. De belangrijkste mijlpijl voor hem was het aansluiten van de eerste afdeling, cardiologie. Vanaf dat moment liep het. “Het spannende was voor mij niet het aansluiten zelf, maar de afdelingen ervan overtuigen hierin te investeren. Oudere apparatuur kon soms niet gekoppeld worden. Dan moesten ze budget aanvragen bij het bestuur voor nieuwe apparaten.” Het lukte goed om iedereen mee te krijgen, zegt projectleider Eric van Egmond. Af en toe liep het team tegen weerstand aan. “Dan was het van: ‘Maar we doen het altijd al zo.’ Uiteindelijk zag iedereen wel in dat dit belangrijk was.”
ICT-oplossing voor personeelstekort
Nu klinkt er overal enthousiasme. De vele tienduizenden beelden die het ziekenhuis elk jaar produceert, belanden nu automatisch in een en dezelfde beeldbank. Al die handelingen die voorheen nodig waren zijn passé en met één druk op de knop vanuit het dossier zijn ze weer te tonen. Het systeem is ook koppelen met het landelijke netwerk om beelden met andere zorgverleners te delen (Twiin). Het was ondenkbaar om alle losse systemen daarvoor geschikt te maken. Met een centrale koppeling kunnen straks ook de beelden met een patiënt die we verwijzen mee naar de betreffende collega.
CIO Hoogduin geeft aan dat het naast een kwalitatieve verbetering ook veel bijdraagt aan de werkdruk: “Het tekort aan personeel in de zorg gaat de komende jaren niet meer weg. Misschien wel nooit meer. We hebben dus slimme oplossingen via digitalisering nodig als oplossing voor het personeelstekort in de zorg. Vroeger hadden we wel eens zorgen dat er banen verloren gaan door digitalisering. Nu zijn we veel meer bezorgd of we wel genoeg kunnen vereenvoudigen om de hoge kwaliteit van zorg te kunnen blijven leveren, ondanks het tekort aan mensen. Dit soort nieuwe innovaties vormen een groot deel van de oplossing daarvoor. Kansen te over dus!”
